Technisches Setup eines E-Mail-Marketing Systems
Technische Fragen, die Sie vor dem Setup Ihres E-Mail-Marketing-Systems klären sollten
Sie haben das für Sie passende E-Mail-Marketing-System ausgewählt und stehen nun vor dem ersten Schritt der Konfiguration. Die meisten professionellen E-Mail-Marketing-Systeme sind heute SAAS basierte System, also Software As A Service. Somit können Sie Ihre individuellen Einstellungen direkt über Ihren Browser im E-Mail-System erledigen, ohne auf Ihre interne IT-Struktur zugreifen zu müssen. Dennoch gibt es ein paar Einstellungen, die den Zugriff auf Ihren Webserver, den Mailserver oder auf Ihre E-Mail Postfächer erfordern. Auch gibt es ein paar Komfort-Einstellungen die bei Ihrem ESP (E-Mail Service Provider) hinterlegt werden müssen.
CHECKLISTE
Los geht's: Setup eines professionellen E-Mail-Marketing Systems
In diesem Artikel geht es um genau diese Einstellungen, die gerne bei der Projektplanung vergessen werden und häufig zu Verwirrung im Unternehmen, bei Dienstleistern und der IT-Abteilung führen.
Die hier gelisteten Einstellungen basieren beispielhaft auf den Möglichkeiten und Funktionen des E-Mail-Marketing und Marketing Automation Tools Evalanche. Bei den meisten professionellen ASP-E-Mail Systemen sind die Optionen allerdings sehr ähnlich.
Wir haben die einzelnen Themenbereiche zusammengefasst und jeweils den Prozess der Einrichtung schrittweise beschrieben.
Wir empfehlen Ihnen diese Einstellungen in Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung zu planen und vorzunehmen.
Diese Punkte dürfen Sie bei der Projektplanung nicht vergessen.
Die wichtigsten Einstellungen für die Onboarding-Phase:
- Absender Name & Absender Adresse
- Antwort Name & Antwort Adresse
- DKIM Eintrag setzen lassen
- SPF Eintrag setzen lassen
- Whitelisting der Absender IPS des externen E-Mail Systems (falls erforderlich)
Optional:
- Linkdomain einrichten (Linkauflösung über eigene Domain)
- Versand und Bounce-Management mit eigener Domain
- Whitelabel (Eigene Login-Seite und Anpassung des System-Designs)
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
ABSENDER ADRESSE & ANTWORT ADRESSE
Für den Versand der Mailings müssen zwei E-Mail-Adressen mit Namen hinterlegt werden. Die Absender Adresse und der Absender Name, so wie die Antwort Adresse und der Antwort Name. Hierzu sollten Sie folgendes beachten:
Absender Adresse und Absender Name
Auf dieses Postfach laufen z. B. alle Abwesenheitsmeldungen, Fehlermeldungen und andere automatische Server-Antworten. Daher sollte man hier eine Adresse wählen, die zwar Vertrauen aufbaut, aber dennoch nicht direkt ein Postfach belastet. Eine regelmäßige Prüfung dieses Postfachs ist allerdings trotzdem zu empfehlen, sollte sich ein wichtiges Mail verirrt haben. Als E-Mail-Adresse könnte man z. B. verwenden „news.meinedomain.com“ und Name: News Meinefirma.
Antwort Adresse und Antwort Name: Die Antwort Adresse greift, wenn jemand auf das Mail antwortet. Diese Antworten sollten idealerweise an ein Gruppenpostfach geleitet werden, in dem diese umgehend bearbeitet werden. Bei kleinen Verteilern empfehlen wir die direkte E-Mail des Ansprechpartners, bei größeren Verteilern wird häufig die info@meinefirma.de oder vertrieb@meinefirma.de verwendet. Als Name entsprechend der Ansprechpartner, oder "Vertriebsteam Meinefirma".
Wichtig ist immer der "Trust" der verwendeten E-Mail-Adresse und eine klare Zuweisung zu einem Unternehmen durch den Namen. Beide Werte stehen bei jedem eingehenden Mail im Vordergrund und sind die wichtigsten Trust-Elemente. Sprechen Sie mit Ihrer IT, welche Postfächer und Weiterleitungs-Szenairen denkbar sind und wählen Sie eine funktionale und vertrauenswürdige E-Mail-Adresse.
Optimierung der E-Mail-Zustellung
DKIM / SPF / Whitelisting
DKIM-Eintrag
Das DKIM-Verfahren (DomainKeys Identified Mail) versieht Mails mit einer digitalen Signatur. Dadurch wird die Authentizität des Absenders bestätigt. Das heißt, es wird verifiziert, dass eine E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und darüber hinaus nicht verfälscht wurde. Dies ist insofern wichtig, da das Versenden von Mails unter falschem Namen eine der häufigsten Spamquellen ist und nahezu alle Spamfilter prüfen, ob der DKIM-Eintrag des Empfängers richtig gesetzt wurde.
Alle Mitglieder der Certified Senders Alliance (CSA), sind sogar verpflichtet sicherzustellen, dass bei allen über das System versendeten E-Mailings für die Domain der Absenderadresse ein DKIM eingerichtet ist.
Einige E-Mail-Systeme hinterlegen automatisch globale DKIM-Schlüssel. Um aber eine optimale Zustellbarkeit zu gewährleisten ist es sinnvoll, einen eigenen DKIM-Schlüssel für die Versanddomain zu hinterlegen. So ist es auch bei EVALANCHE.
Wichtig zu wissen:
Der DKIM-Eintrag muss für alle Absenderadressen-Domains, die Sie in Ihren E-Mailings verwenden, gesetzt werden. Wenn Sie also ein E-Mailing mit der Absenderadresse „news.meinefirma@example.com“ versenden, muss das DKIM für die Domain „example.com“ eingerichtet werden.
Prozess:
1. DKIM-Key erstellen - Den DKIM-Key erzeugen wir für Sie direkt im E-Mail-Marketing-System.
2. DKIM Schlüssel auf Ihrer Domain eintragen lassen
Bei erstellen des DKIM-Keys wird ein kleines Textfile generiert (DNS-TXT-Eintrag). Dieses senden wir Ihnen zu. Dieser Eintrag muss nun im DNS Ihrer Domain hinterlegt werden. Wichtig! Der DKIM-TXT-Eintrag muss unbedingt auf dem Domainpfad ems._domainkey.example.com hinterlegt werden.
Hierfür bestehen leider keine allgemeingültigen Regelungen. Wir empfehlen daher, dies in enger Absprache mit dem zuständigen Administrator oder Domain-Dienstleister vorzunehmen. Eventuell müssen Sie Ihren Provider beauftragen, damit er den DKIM-Eintrag für Sie setzt. In unserem Beispiel wäre also die Person zuständig, welche die Domain „example.com“ verwaltet.
3. Eintrag prüfen
Geben Sie uns nach erfolgter Eintragung Bescheid. Unser Team prüft für Sie, ob der Eintrag richtig gesetzt wurde.
4. Die Freischaltung der Signatur im Header Ihrer E-Mails erfolgt automatisch durch das E-Mail-Marketing-System.
5. Testen ob Eintrag gesetzt wurde – dies übernehmen wir gerne für Sie.
SPF-Eintrag
Das Sender Policy Framework (SPF) ist ein weiteres Verfahren, um die Zustellbarkeit zu optimieren. Einfach ausgedrückt, sind Sender Policy Frameworks (SPF) Sicherheits-Mechanismen, welche erstellt wurden, um Bösewichte davon abzuhalten, E-Mails fälschlicherweise in Ihrem Namen zu versenden.
Während der Kommunikation der verschiedenen DNS-Server wird überprüft, ob anhand von SPF die Authentizität des Senders geprüft werden kann. Die Einträge sind ausgearbeitete DNS-TXT-Records, die durch eine Vertrauenswürdigkeitsstufe gekennzeichnet sind. Dadurch kann das E-Mail-System des Empfängers die Authentizität der Quelle bewerten. SPF überprüft, ob der Sender und dessen Adresse im Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) über den betreffenden Mail-Server Nachrichten verschicken darf.
INFO:
Immer wenn Sie externen Systemen erlauben wollen unter Ihrer Domain example.com zu versenden, muss im Root-Verzeichnis Ihres Domain-Servers der SPF-Eintrag gesetzt werden. Übrigens muss der SPF Eintrag auch gesetzt werden, wenn Sie z. B. Outlook 365 als E-Mail Programm verwenden. In diesem Fall muss der Mailserver von Microsoft als erlaubter Versandserver im Root-Verzeichnis Ihres Domain-Servers eingetragen werden.
Prozess:
1. SPF Record setzen lassen
Da dieser Eintrag im Root-Verzeichnis Ihres Domain-Servers eingetragen werden muss, werden Sie hierzu wahrscheinlich Ihre IT-Abteilung benötigen. Leiten Sie hierzu bitte folgendes weiter:
SPF-Eintrag für die Evalanche Versandserver auf Ihrem Domain-Server
v=spf1 mx include:_spf.senders.scnem.com -all
Sollten Sie die Versand-Domain auch für Versendungen über Ihre eigenen IPs nutzen wollen, ergänzen Sie einfach unser Include-Statement nach Ihren Daten.
Beispiel:
v=spf1 mx ip4:IHRE_EIGENE_IPs include:_spf.senders.scnem.com –all
Weitere Informationen finden Sie auch im Evalanche Helpcenter:
https://help.evalanche.cloud/hc/de/articles/360027769631-DKIM-SPF-und-DMARC-Eintrag
2. Eintrag prüfen
Geben Sie uns nach erfolgter Eintragung Bescheid. Unser Team prüft für Sie, ob der Eintrag richtig gesetzt wurde.
WHITELISTING
Wenn Sie ein Mailing mit einem Externen E-Mail Marketing-System wie z. B. Evalanche an Ihre eigene Domain verschicken, kann es vorkommen, dass dieser Newsletter nicht ankommt. In vielen Fällen verweigert der interne Mail-Server die Annahme, da er weiß, dass er diesen Newsletter nicht verschickt hat, jedoch der Newsletter Ihren Server als Absender eingetragen hat. Das ist grundsätzlich eine sinnvolle Spam-Schutzeinstellung, die in viele Unternehmen Anwendung findet. Um eine Zustellung trotzdem zu ermöglichen, müssen die Versandserver durch den Verwalter des Domain-Servers auf die interne Whitelist gesetzt werden. Wahrscheinlich müssen Sie hierzu Ihre IT-Abteilung um Hilfe bitten.
Wir empfehlen das Whitelisting jedoch erst anzustoßen, wenn wir in der Testphase feststellen, dass die Testmails aus Evalanche nicht zugestellt werden können.
Prozess:
1. Kontaktieren Sie den Verwalter Ihres Domain-Servers und bitten Sie um das Whitelisting der folgenden Evalanche Versansd-IP´s:
• 80.190.118.0/24
• 80.190.129.128/25
• 80.190.157.128/25
oder einfach „scnem.com“
("v=spf1 ip4:80.190.118.0/24 ip4:80.190.129.128/25 ip4:80.190.157.128/25 -all")
2. Informieren Sie uns nach erfolgtem Whitelisting. Wir testen die Zustellung der Mails.
Weitere Links zum Thema:
Technische Fragen, die Sie vor dem Setup Ihres E-Mail-Marketing Systems klären sollten
ZUSTELLUNGSOPTIMIERUNG VON E-MAILINGS,
ERKLÄRT FÜR NICHT-NERDS ...
OPTIONALE EINSTELLUNGEN
Versand und Bounce-Management mit eigener Domain
Eine Link-Domain (oder auch Versand-Domain genannt ) wird verwendet um alle ausgehenden Links und Bild-URLs in einem Newsletter mit einer eigenen URL auszustatten. Dies dient als vertrauensbildende Maßnahme, da der kritische Empfänger an den Links erkennt, dass der Newsletter auch von dem angegebenen Absender stammt. Eine Link-Domain ist eine Sub-Domain Ihrer Firmen-Domain und muss zunächst von Ihnen eingerichtet werden. Diese Sub-Domain wird mit einem Punkt Ihrer Domain vorangestellt so z.B. news.ihre-firma.com
Ist eine Sub-Domain vorhanden und der A-Record im DNS der Sub-Domain hinterlegt, ist diese Domain für nichts Anderes mehr verwendbar, solange im A-Record die Evalanche Versandserver-IP hinterlegt ist.
Die Einrichtung einer Link-Domain dauert in der Regel 3 Tage.
Prozess:
1. Lassen Sie durch Ihre IT die Subdomain einrichten. Z. B. news.ihre-firma.com.
2. Erfragen Sie bei unserem Support-Team die IP-Adresse
3. Im DNS Ihrer Subdomain muss durch den Verwalter der Domain (Ihre IT) diese IP-Adresse als A-Record in die (Sub-) Domain eingetragen werden
4. Sobald der Eintrag durch Ihre IT erledigt ist, geben Sie uns Bescheid. Wir richten die Linkdomain bei Evalanche ein und melden uns, wenn diese zur Verfügung steht.
INFO: Diese Einstellung sind mit zusätzlichen Kosten seitens Evalanche verbunden.
Weiterführende Links:
Evalanche Help-Center ...
Whitelabel (Login-Domain & Erscheinungsbild)
Sie wünschen eine eigen URL zum Login so wie ein eigenes Erscheinungsbild?
Dann können Sie Ihr Whitelabel einrichten lassen.
Prozess:
1. Nach Abschluss des Vertrages wird Ihnen Ihre Login-Domain mitgeteilt. Bei Änderungswünschen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Federkiel & Friends.
2. Um das Erscheinungsbild der Login-Seite und des Systems an ein gewünschtes Look and Feel anzupassen, Können Sie uns Ihr Logo und Ihre Akzentfarben zukommen lassen.
INFO:
Diese Einstellung sind mit zusätzlichen Kosten seitens Evalanche verbunden.
Weiterführende Links:
Evalanche Help Center ...
CHECKLISTE
Die wichtigsten Einstellungen
für die Onboarding-Phase:
Erforderlich:
- Absender Name & Absender Adresse
- Antwort Name & Antwort Adresse
- DKIM Eintrag setzen lassen
- SPF Eintrag setzen lassen
- Whitelisting (falls erforderlich)
Optional:
- Linkdomain einrichten
- Versand mit eigener Domain
- Whitelabel der Systemoberfläche
- Bounce-Management mit eigener Domain