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E-Mail-Marketing Checkliste

Die wohl umfangreichste Checkliste für erfolgreiches E-Mail-Marketing.

E-Mail-Marketing richtig gemacht

Die große E-Mail-Marketing Checkliste wird regelmäßig aktualisiert und erweitert von Dr. Prof. Janett Höllmüller und Thomas Federkiel

Bevor es losgeht:

Generelle konzeptionelle Überlegungen für erfolgreiche E-Mail-Marketing-Kampagnen

  • Gibt es ein konvergentes Konzept in Abstimmung mit allen anderen Maßnahmen?
  • Für wen sind die Newsletter bestimmt? Was interessiert Ihre Zielgruppen-Persona?
  • Was sind die Ziele der Newsletter-Aktionen und wo liegen die Trigger und CTA´s?
  • Was sind die Schmerzpunkte und Trigger der Persona?
  • Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Kampagnen und welche Maßnahmen setzen Sie zur Optimierung ein?
  • Welche Personen sind weisungsbefugt, wer sind die Verantwortlichen und wer die Stakeholder?

Das Wichtigste:
Ist Ihre Botschaft, die Sie versenden möchten, für den Empfänger relevant? Was löst das Problem Ihres Kunden und welchen Mehrwert bring ihm das Lesen Ihres E-Mails? Gutes E-Mail-Marketing ist ein hilfreicher Dialog
entlang der Customer Journey des Kunden und keine Werbung!

Checkliste E-Mail-Marketing

DIE WOHL UMFANGREICHSTE CHECKLISTE FÜR ERFOLGREICHES E-MAIL-MARKETING.

Datenschutz

  • Wurde eine zweckbestimmte Einwilligung des Empfängers eingeholt - gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?
  • Wurden die Daten zur Einwilligung der Empfängers entsprechend datenschutzkonform gespeichert? (Anmeldedatum / IP etc.; keine Speicherung in unsicheren Drittländern)
  • Nutzen Sie einen zertifizierten Email-Service-Provider?

Anmeldung

  • Ist auf der Homepage das Anmeldeformular gut zu finden?
  • Ist die Anmeldung einfach, übersichtlich und datenschutzkonform?
  • Wird der Grundsatz der „Datensparsamkeit“ beachtet: Werden nur wichtige und keine unnötigen Daten abgefragt?
  • Gibt es einen Hinweis auf die zu erwartenden Inhalte im Newsletter?
  • Gibt es einen Hinweis auf die Erscheinungsweise?
  • Gibt es einen Hinweis auf Datenschutz?
  • Gibt es einen Hinweis auf Datenverarbeitung? Holen Sie bei personenbezogener Auswertung der Daten eine ausdrückliche Einwilligung ein? (Gesetz!)
  • Gibt es bei der Anmeldung eine Bestätigungsmeldung? (Double-Opt-In)
  • Ist die Bestätigung gut und verständlich? Wird die Einwilligung protokolliert? (System)
  • Gibt es eine Begrüßungs-E-Mail?

Abmeldung / Profil ändern

  • Ist die Abmeldung verhanden - einfach und verständlich (Gesetz)?
  • Ist die Abbestellfunktion angemessen und nicht zu plakativ dargestellt? (Ideale Platzierung ist am Ende des Newsletters)
  • Bieten Sie ggf. nach der Abmeldung ihren Kunden die Möglichkeit ihr Profil anzupassen, z.B: wenn jemand neue Email hat oder Namen ändern will.So verlieren sie die "Abmelder" nicht gleich.
  • Gibt es die Möglichkeit Feedback zu geben und in Interaktion zu treten (z.B. warum abmelden?)

Absender

  • Verwenden Sie einen eindeutigen Absender? Nicht nur "Newsletter" oder "Karl Meier" oder info@firma.de. Bei Männerzielgruppe: klingender Frauenname als Absender.
  • Wirkt der Absender seriös? Z.B. konkreter Name und Firmenadresse
  • Wird ein persönlicher Absender genannt? Idealerweise mit Bild.
  • Gibt es im Editorial eine Bezugsperson, nicht nur …Team?

Betreff / Preheader

  • Verwenden Sie einen Betreff der (1.) aussagekräftig in der Sprache der Zielgruppe formuliert ist und (2.) den USER BENEFIT herausstellt? (Nicht "Newsletter XY")
  • Verwenden Sie einen Preheader der (1.) die Zusammenfassung der wichtigsten Mail-Inhalte enthält und (2.) ZG-relevant formuliert ist?

Einleitung

  • Beginnen Sie mit persönlicher Ansprache? (Sehr geehrter Herr Karl Meier)
  • Beginnen Sie mit dem Nutzen des Lesers und nicht bereits zu Beginn mit einer offensichtlichen Werbebotschaft?
  • Kommen Sie schnell zum Wesentlichen und vermeiden Sie großen leeren Raum am Anfang?
  • Schaffen Sie Anreiz weiterzulesen? Vermeiden Sie lange Textblöcke am Anfang?
  • Verwenden Sie einen angemessenen Header mit nicht zu großem Logo oder anderen "Platzvernichtern"?
  • Ist die Einleitung kurz, prägnant und mit Struktur? Gegebenenfalls nur Bild, Headline und Sub-Headline

Gliederung/Aufbau und Blickverlauf

  • Sind Gliederung / Themen klar strukturiert und übersichtlich? Empfehlung: Orientierung der Struktur am AIDA Prozess.
  • Ist ggf. ein Inhaltsverzeichnis am Beginn des Newsletters sinnvoll?
  • Ist der Text klar nach Themen strukturiert - mit ausreichend Absätzen / ggf. Bullet-Points?
  • Ist je Themenfeld eine Zielsetzung entsprechend der Newsletter-Zielsetzung/en bestimmt? Ist für jede Zielsetzung ein starker Handlungsaufruf (Call to action) definiert?
  • Verwenden Sie so wenig Text wie möglich? Nicht zu viel Fließtext!
  • Beinhaltet der Newsletter starke visuelle Schwerpunkte und Blickfänge ohne vom Wesentlichen abzulenken?
  • Sind ausreichende Freiräume genutzt? Zu viel verschwendeter Platz?!
  • Haben Einzelmeldungen einen Link zurück zum obenstehenden Inhaltsverzeichnis?
  • Ist der Blickverlauf gut geführt - entsprechend der Newsletter-Ziele und Prioritäten?
  • Ist es sinnvoll einen persönlichen Ansprechpartner für Fragen / Kontakt anzubieten? Idealerweise Name, Bild, Tel. und E-Mail.
  • Ist es sinnvoll Social Share Buttons (share to your network) einzusetzten?
  • Enhält der Newsletter ein Impressum (am Ende)? (Gesetzliche Vorschrift!)

Gestaltung und Sprache

  • Verschicken Sie den Newsletter direkt mit weiterführenden Hyperlinks und verzichten auf Anhänge?
  • Verzichten Sie auf Schreibweise in Kapitalien (GROSSBUCHSTABEN)? (Kapitalien bremsen den Lesefluss!)
  • Sprechen Betreff - Prehead - Bilder - Inhalte "eine Sprache"?
  • Wirken die Inhalte „schlank“ und nicht zu überladen (so dass das Wesentliche im Vordergrund steht)?
  • Ist der Leser-/Käufernutzen gut und leicht erkennbar, sind klare CTA´s gesetzt?
  • Verzichten Sie auf umständliche Ausdrucksweise?
  • Haben Sie Ihren Text gründlich korrekturgelesen und enthält er keine Form- und Rechtschreibfehler?
  • Enthalten Ihre Texte Keywords und passen zu den Texten auf anderen Kommunikations-Kanälen?
  • Haben Sie Ihre Texte nach Schlagwörtern durchsucht, die einen Spamfilter aktivieren könnten? (Wording Spamcheck)
  • Macht es ggf. Sinn Inhalte des Newsletters zu personalisieren? (Jeder Empfänger enthält einen angepassten Inhalt, abgestimmt auf seine Interessen und/oder sein Verhalten)

Bilder

  • Bieten die Bilder einen Nutzen für schnelleres Erfassen / passen zu den Inhalten?
  • Passen die Bilder zur Zielgruppe?
  • Vermitteln die Bilder eine Atmosphäre/Stimmung im Sinne der Kreativstrategie?
  • Werden Bilder erläutert, wenn dies nötig ist?
  • Muss die Bildwelt evtl. kulturellen Gegebenheiten angepasst werden? (Europa / Afrika / Asien / Naher Osten etc..)
  • Stimmt die Gewichtung zwischen Bild und Text?
  • Ist die Symbolik einheitlich/integriert zwischen Website, Mobile Site, Newsletter (z.B. "mehr…" oder "Pfeil…")

Hyperlinks

  • Werden Hyperlinks sichtbar vom Inhalt abgehoben und sind sie als Link erkennbar?
  • Leiten die Hyperlinks auf detaillierte Informationen (geeignete Landing Pages)?
  • Funktionieren alle Links? Haben Landingpages einen Link zurück zum Newsletter?
  • Ist der Einsatz von Buttons sinnvoll?
  • Ist der Aktions- oder Bestell-Button gut zu finden und groß genug?

Landingpages

  • Gibt es eine sinnvolle Landingpage?
  • Wird das Informationsbedürfnis dort befriedigt - das heißt: Entspricht der Inhalt dem, was im "Call to action" angekündigt wird/ zu erwarten ist?
  • Visualisieren Sie das Produkt oder das Thema, um das es geht ausreichend. Bieten Sie im Zweifelsfall gleich noch einen Link zu einer Bildergalerie, einer Vergrößerungs- oder einer Drehfunktion.
  • Wird der Betrachter mit der Menge der Informationen überfordert? Werden Detailinformationen z. B. über einen Hyperlink abrufbar gemacht? Ist die Website übersichtlich und einfach gestaltet? Wird z. B. bei einer speziellen Landingpage die Standard-Navigation reduziert, um den Nutzer nicht abzulenken?
  • Passen Design, Ausdrucksweise, Wortwahl und Farbgestaltung der Landingpage mit der E-Mail zusammen?
  • Stimmt die Argumentation? Werden Gründe geliefert, warum jemand bestellen oder buchen soll? Müssen evtl. Vorbehalte ausgeräumt werden? Was ist der USP des Produkts oder der Dienstleistung?
  • Gibt es Vertrauensbeweise? Muss Misstrauen entkräftigt werden? Gibt es Garantien, Gütesiegel, Zertifikate oder Referenzen? Was sagen zufriedene Kunden? Sind die Bezahlung sicher und die Daten geschützt?
  • Ist der Leser-/Käufernutzen gut und leicht erkennbar, sind klare (weiterführende) CTA´s gesetzt?

Technik

  • Ist das Newsletterkonzept auch mobil tauglich (Responsive E-Mail Design)
  • Wurde an eine HTML & eine Textversion gedacht? (Gewinnt durch Smartwatches wieder an Bedeutung)
  • Ist der Newsletter noch sinnvoll lesbar, auch wenn keine Bilder geladen werden?
  • Bietet der Email Service Provider/ die Email-Software sinnvolle Report- und Auswertungsmöglichkeiten?

OPTIMIERTE DOI-MAILS = MEHR E-MAIL ADRESSEN

WIE SIE BESSERE DOUBLE OPT IN MAILINGS AUFBAUEN

Bevor Sie mit der Optimierung starten:

Beim Aufbau eines Newsletter-Verteilers ist es unabdingbar, eine Bestätigung einzuholen. Die sogenannte Double Opt In Mail oder kurz DOI-Mail wird automatisch versendet, sobald sich ein Empfänger in die E-Mail-Liste einträgt. In diesem DOI-Mail muss der Empfänger noch einen Link klicken, um seine Einwilligung zur Anmeldung zu bestätigen. Diesen Prozess nennt man DOI-Prozess. Moderne E-Mail Marketing Systeme managen diesen Prozess automatisiert. Nur wer diesen DOI-Link auch geklickt hat, darf beschickt werden. Somit ist das DOI-Mail ein wichtiger Scheidepunkt. Denn wer dieses Mail nicht öffnet und den Bestätigungs-Link nicht klickt, landet auch nicht im Verteiler.

Die Optimierung des DOI-Mailings macht also auf alle Fälle Sinn, um den Prozentsatz der bestätigten Anmeldungen zu erhöhen. Hier als Bonus ein paar grundlegende Tipps zur Optimierung Ihres DOI-Prozesses.

Herausforderung 1: DOI-Mailing landet im Spam

  • Nutzen Sie ein zertifiziertes Versandsystem damit die Mails auch sicher zugestellt werden.
  • DKIM und SPF setzten, um Authentizität der Mails zu bestätigen.
  • Spamcheck durchführen und ggf. nachbessern. Sollte Ihr E-Mail Tool dies nicht unterstützen können Sie dies z. B. mit Mail Tester prüfen.
  • Bei hohen Spam Ratings evtl. Inhalte anpassen. Bei bestimmten Wörtern im Betreff und im Newsletter stufen E-Mail-Provider die Nachricht als Spam ein. Daher sollte man im Betreff der DOI-Mail GROSSBUCHSTABEN vermeiden und auf Wörter wie „gratis“, „kostenlos“, „Angebot“, „Rabatt“ oder „Gutschein“ verzichten.
  • Trotz aller Bemühungen kann es passieren, dass die DOI-Mail im Spamfilter des Empfängers landet. Weisen Sie daher schon auf der Bestätigungsseite nach der Anmeldung darauf hin, dass ein Mailing versendet wird, welches ggf. auch im Spamordner zu finden ist.

Herausforderung 2: Empfänger öffnet nicht

  • Um sicherzustellen, dass der Empfänger auch das Bestätigung-Mail öffnet, empfiehlt es sich dieses bereits bei der Newsletter Anmeldung, in der Bestätigungsseite anzukündigen.
  • Eindeutige Betreffzeilen formulieren. Der Empfänger soll sofort begreifen um welches Mailing es sich handelt. Absender (Firma) und Thema (Bitte bestätigen) müssen klar erkenntlich sein. Wir empfehlen Formulierungen wie "Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung zum Newsletter XYZ..." oder "Bitte Anmeldung zu XYZ bestätigen - nur noch einen Klick entfernt ". Betreffzeilen wie „Ihre Anmeldung zum XY-Newsletter“ oder „Willkommen zum XY-Newsletter“ sollte vermieden werden. Diese Formulierungen werden häufig als reine Vollzugsmeldung verstanden und signalisieren nicht, dass eine Interaktion, also die Bestätigung erforderlich ist.

Herausforderung 3: Der Empfänger klickt nicht auf die Bestätigungsseite

  • Texte mit bedacht erstellen und Bezug auf das Thema nehmen. Geben Sie klare Anweisungen was der Empfänger tun soll. Achten Sie auf freundliche, verständliche Sprache und erläutern Sie kurz und knapp, warum eine Bestätigung nötig ist und was nun zu tun ist.
  • Verzichten Sie auf alles, was der Nutzer als Werbung missverstehen könnte. Erstens lenkt es von der Handlungsaufforderung (dem Klick auf den Bestätigungslink) ab und zweitens hat ihnen zu diesem Zeitpunkt der Empfänger noch keine Erlaubnis für die Zusendung von werblichen E-Mails gegeben.
  • Passen Sie die Gestaltung an das Ziel, den Klick auf den Link, an. Wenn die E-Mail geöffnet wird, sollte der Bestätigung-Link sofort ins Auge fallen. Im Idealfall gestalten Sie ihn als Button oder als farbigen unterstrichenen und fetten Text. Mehr Aufmerksamkeit bekommt ihr Link auch, wenn er alleine in einer eigenen Zeile steht.

Herausforderung 4: Technische Hürden

  • Prüfen Sie die Darstellung der DOI-Mail auf allen relevanten Endgeräten. Vor allem auf mobilen Endgeräten werden viele DOI-Mailings nicht optimal angezeigt.
  • Funktioniert Ihr Mail auch ohne Bilder? Nicht jeder Client zeigt automatisch Bilder in Mailings an. In Microsoft Outlook beispielsweise ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie den Bestätigungslink nur als Bild einbauen, werden ihn viele Nutzer gar nicht sehen können.
  • Nutzen Sie alternative Links. Manchmal wird der Link hinter dem Bestätigungsbutton durch restriktive Sicherheitseinstellungen blockiert. Geben Sie daher, z. B. im unteren Bereich, den Link in ausgeschriebener Form an. Der User kann dann über diesen Link die Anmeldung bestätigen.

Herausforderung 5: Auffallen und optimieren

  • Neben dem bereits genannten Gestaltungs-Schwerpunkt auf den Bestätigung-Button bietet sich auch der Einsatz von Icons oder ASCI-Zeichen im Betreff an. In unseren Tests hat die Verwendung eines Pfeiles, der die Bestätigungstaste einer Computertastatur nachempfindet besonders gut abgeschnitten.
    Beispiel:
    ➥ Bitte bestätige Deine Anmeldung zur F&F News!

  • Es empfiehlt sich mehrere alternative Varianten Ihres DOI-Mailings zu testen. Moderne E-Mail Systeme bieten hierzu intelligente Möglichkeiten.
  • Final sollten Sie den Kompletten Anmeldeprozess auf Konsistenz und Logik prüfen. Setzten Sie die Kunden-Brille auf und bewerten Sie Schritt für Schritt, was sie in Ihrem Anmeldeprozess aus Kundensicht optimieren könnten.
  • Andere Länder, andere Sitten. Sollten Sie Ihre Newsletter Anmeldung in verschiedenen Sprachen anbieten, beachten sie auch unterschiedliche Mentalitäten und Gewohnheiten. Was in einem Land super funktioniert, muss nicht das Optimum in einem Anderen sein. Testen Sie daher jede Sprache und jedes Land separat.

CREDITS & DANKSAGUNG

Die große E-Mail-Marketing Checkliste wird regelmäßig aktualisiert und erweitert von Dr. Prof. Janett Höllmüller und Thomas Federkiel

Diese ausführliche Checkliste E-Mail-Marketing entstand aus dem Lehrauftrag von Thomas Federkiel an der Technischen Hochschule Rosenheim, BWL, Schwerpunkt Online-Marketing bei Professor Dr. Janett Höllmüller.

Seit über 10 Jahren ergänzen und aktualisieren wir gemeinsam diese Liste und geben Sie im Rahmen der Vorlesung E-Mail-Marketing an die Studenten weiter.

Mehr Infos zum Studiengang  von Prof. Dr. Janett Höllmüller finden Sie unter
https://www.digital-branding.org/.

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Dann schreiben Sie uns!

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